Đó là chủ đề của hội nghị giao ban công tác 09 tháng đầu năm 2011 của Văn phòng UBND các Quận thuộc Cụm II Thành phố lần này do Văn phòng Ủy ban nhân dân Quận 8 đăng cai tổ chức vào chiều ngày 23/9/2011. Tham dự hội nghị có lãnh đạo và cán bộ, chuyên viên văn thư, lưu trữ, công nghệ thông tin thuộc Văn phòng UBND các Quận 4, 6, 8, Phú Nhuận, Bình Thạnh, Tân Phú, Gò Vấp. Phó Chủ tịch UBND Quận 8 Võ Văn Hùng tham dự khai mạc hội nghị.
Tại hội nghị, các Quận đã được nghe Quận Gò Vấp giới thiệu mô hình "Phần mềm Quản lý dữ liệu lưu trữ”. Trong những năm qua, công tác lưu trữ tại Quận Gò Vấp khá tiên tiến so với các Quận-Huyện bạn qua việc áp dụng phần mềm Quản lý dữ liệu lưu trữ. Qua giới thiệu, phần mềm này từng bước đáp ứng được yêu cầu về quản lý, khai thác sử dụng đạt hiệu quả cao, giúp cho công tác bảo quản, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo một quy trình quản lý thống nhất; dữ liệu thông tin có tính ổn định cao, bảo mật tốt; truy xuất văn bản thuận tiện, nhanh chóng và chính xác. Qua đó, Văn phòng UBND các Quận nhận thấy việc tham quan, học tập, chia sẻ kinh nghiệm về công tác lưu trữ tại Quận Gò Vấp là cần thiết trong thời gian sắp tới.
Hội nghị cũng được nghe Văn phòng UBND Quận 8 giới thiệu mô hình “Chương trình quản lý Văn bản và Hồ sơ công việc". Chương trình này đã được Sở Thông tin và Truyền thông triển khai đến hầu hết các Quận, Huyện thuộc UBND Thành phố Hồ Chí Minh. Riêng tại Quận 8, Chương trình QLVB&HSCV được triển khai từ tháng 07/2010, đến 01/11/2010 Quận 8 đã chính thức vận hành đồng loạt, thông suốt đến các cơ quan chuyên môn thuộc Quận qua mạng nội bộ chung tại Trung tâm hành chính Quận. Chương trình đã giúp Văn phòng UBND Quận 8 và các cơ quan chuyên môn Quận tháo gỡ được các manh mún trong công tác văn thư, đưa về một mối thống nhất trong quy trình lưu hành văn bản trên môi trường mạng, giúp Quận 8 và các cơ quan chuyên môn tiết kiệm được nhiều về công sức, chi phí văn phòng phẩm, công khai minh bạch trong ban hành văn bản và tra cứu dữ liệu.
Văn phòng UBND các Quận cũng đã có những chia sẻ về những khó khăn trong công tác hành chính Văn phòng; bước vào những tháng còn lại của năm 2011 các Quận đang ra sức tập trung hoàn thành các chỉ tiêu, nhiệm vụ chính trị của đơn vị. Các kiến nghị tại hội nghị giao ban đã được Quận Bình Thạnh là Cụm trưởng ghi nhận và sẽ đề đạt về Văn phòng UBND Thành phố nhằm giúp cho các Văn phòng UBND các Quận có đủ điều kiện hơn nữa để đưa ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý nhà nước, từng bước hiện đại hóa công tác văn phòng trong thời gian tới.
(Nguyễn Thị Liên, Ngọc Thanh – VPUBNDQ8)